Har du taget fri nogle dage og vinker farvel til kontoret? Før du lukker ned for Outlook og slukker din pc, skal du huske at skrive et autosvar. På den måde viser du, at du er glad for dine kontakter, selv om du ikke kan skrive tilbage lige nu.
I feriesæsonen og omkring helligdage vælter det ind med autosvar: »Ikke på kontoret«, »Taget i sommerhus«, »Out of office – tilbage mandag« … Gab! Alle de kedelige autosvar bidrager ikke rigtig til noget ud over et øjebliks irritation. Så hvorfor ikke skrive en sjov og personlig hilsen, når du næste gang tager dig et par velfortjente fridage? Det giver anledning til smil – og bidrager til, at dine kontaktpersoner husker dig til næste gang.
Hvad enten du krydrer dit autosvar med filmcitater, illustrerer det med et billede eller holder det mere traditionelt, så bør det overholde disse fem punkter:
Personen, som har kontaktet dig, vil jo gerne tale med dig. Så sig pænt tak for henvendelsen.
Det er her, du kan tage et stik hjem! Fortæl kort, hvorfor du er væk – du sejler måske i Middelhavet, plukker blomster på Bornholm eller ligger på sofaen og ser Tour de France. Det kan også være, at du er af sted for at hente faglig inspiration, som du glæder dig til at dele, når du er tilbage. Skriv det i dit autosvar.
Skriv, hvornår du er tilbage på kontoret, og hvornår din kontakt kan forvente svar. Måske er du så populær, at du sjældent når igennem hele indbakken på den første dag efter ferien.
Opgiv kontaktinformation til den person, din kontakt kan henvende sig til, hvis det virkelig haster. Før du skriver: Husk at tjekke, at vedkommende rent faktisk er på pinden, mens du er væk.
Afslut dit autosvar på en venlig og imødekommende måde. Ønsk god sommer og god ferie, og skriv at du ser frem til at fortsætte, hvor I slap, når du er tilbage.
Husk, at du altid har lov til at lade dig inspirere af andre, som gør det godt, når de skal fortælle, hvorfor de ikke er på kontoret:
Brugeren @courtwhip på Twitter følger måske ikke vores fem punkter slavisk, men vi får garanteret at vide, hvorfor i alverden, at Love Actually og Fars Fede Juleferie, ikke var med på listen, når vi genoptager kontakten den 2. januar.
Man kan sagtens prale en lille smule, så længe det sker med charme og et glimt i øjet.
Måske kan du linke til en nyttig artikel på din hjemmeside i dit autosvar? Du kan jo også opfordre til, at din kontakt bruger ventetiden til at besøge din hjemmeside og holde sig opdateret ved at følge virksomheden på Facebook, mens du er væk.
Uanset, hvor meget eller hvor lidt du gør ud af det, vil en personlig vinkel garanteret vække ekstra interesse hos ham eller hende, der har sendt dig en mail. Det kan blive nøglen til at skabe en mere personlig relation til kunden, leverandøren eller samarbejdspartneren – og dermed et tættere samarbejde fremover.
Nyd dine ferie- og fridage!
